|
Tanya & Jawab mengenai sarana ini :
UMUM : PEMAKAI UMUM : PENGELOLA ORGANISASI PROFESI :
Organisasi apa saja yang boleh memakai sarana ini ? Pada prinsipnya semua organisasi terkait dengan kegiatan ilmu pengetahuan bisa memanfaatkan sarana ini. Jadi selain organisasi profesi ilmiah, organisasi non-profesi ilmiah seperti bisa dilihat di halaman ORGANISASI juga bisa memanfaatkannya. Kecuali untuk organisasi non-profesi dari suatu alumni sekolah dan sejenisnya tidak diperkenankan. Bagaimana prosedur untuk memakai sarana ini ? Prosedur untuk bisa memanfaatkan sarana ini sangat mudah, yaitu : - Pengurus organisasi mengirimkan surat permohonan awal ke pengelola melalui halaman KONTAK.
- Surat permohonan resmi dikirimkan melalui pos ke alamat yang diberitahukan pada respon untuk surat permohonan awal.
- Persetujuan / penolakan akan diberitahukan melalui surat elektronik.
- Apabila disetujui, pemohon diminta memberikan 2 personil sebagai pengelola, lengkap dengan nama, alamat, surat elektronik dan telepon / HP yang bisa dihubungi.
- Akses dibuka untuk kedua personil sebagai pengelola.
Selanjutnya pengurus organisasi bisa melakukan pengisian dsb melalui pengelola yang telah ditunjuk diatas. Apakah sarana ini gratis ? Ya ! Sarana ini diberikan secara cuma-cuma... Bagaimana melakukan pemeliharaan isi dan tampilan organisasi saya ? Pengelola yang telah ditunjuk oleh pengurus organisasi dan mendapatkan akses dari pengelola OPI bisa melakukan semua proses pemeliharaan selanjutnya dengan masuk ke halaman pengelola. Fasilitas apa saja yang disediakan di sarana ini ? Saat ini fasilitas yang telah disediakan adalah : - Situs standar untuk organisasi profesi (halaman keterangan untuk halaman depan, publikasi, regulasi, pengurus, kegiatan, toko maya, kontak).
- Alamat URL unik untuk situs dengan nama : http://www.opi.lipi.go.id/situs/nama_singkat/
- Forum terbuka online.
- Sistem keanggotaan online.
- Profil institusi.
- Pesan internal dan sistem komunikasi online.
- Mailing-list.
- Catatan keuangan online.
- Sistem jajak pendapat dan pemilihan umum online.
- Sistem manajemen pertemuan ilmiah (registrasi, komunikasi).
Apakah ada versi bahasa Inggris ? Sampai saat ini belum disediakan versi Inggris untuk sarana ini. Kedepan hal ini direncanakan, meski saat ini belum dianggap urgen karena target komunitas adalah komunitas berbahasa Indonesia. Apa saja yang bisa dimanfaatkan oleh pemakai umum ? Fasilitas yang bisa dipakai oleh pemakai umum tergantung pada pengurus / pengelola organisasi profesi yang memanfaatkan sarana ini. Untuk itu silahkan dicoba diakses di masing-masing halaman organisasi profesi. Saya sudah melakukan registrasi di salah satu organisasi profesi, namun nama saya tidak aktif di halaman daftar anggota ? Registrasi anggota di salah satu organisasi profesi tidak otomatis ditampilkan setelah selesai registrasi. Namun diperlukan proses otorisasi oleh pengelola. Sebelum diberikan persetujuan, nama Anda akan ditampilkan tetapi tanpa tautan. Apakah saya bisa memasukkan gambar foto ? Bisa ! Uploading gambar bisa dilakukan melalui halaman revisi anggota setelah Anda login sebagai anggota. Ikuti petunjuk tertulis di halaman tersebut. Bagaimana cara mencetak Kartu Anggota ? Anda cukup meng-klik tautan Kartu Anggota, akan ditampilkan Kartu Anggota pada jendela kecil. Kemudian siapkan mesin pencetak Anda, dan tekan tombol Vtrl dan P bersama-sama untuk mulai mecetak. Pesan internal Sarana ini untuk komunikasi internal antar anggota pengelola organisasi profesi yang sama, maupun antar pengelola organisasi profesi yang berbeda. Disediakan halaman untuk pesan yang masuk, pesan lama yang sudah dihapus serta pesan terkirim. Pesan lain (dari pengunjung, pesan konfirmasi, dsb) juga akan ditampilkan di halaman pesan masuk. - Pesan masuk yang sudah dihapus akan otomatis tersimpan di halaman pesan lama sebagai arsip.
- Pesan lama yang telah dihapus akan terhapus selamanya.
- Untuk setiap pesan masuk yang sudah dihapus akan dikirimkan pesan konfirmasi ke pengirim, sehingga pengirim mengetahui bila pesannya telah dibaca.
Pesan pengunjung Halaman ini berisi pesan dari pengunjung situs yang dilakukan dari halaman kontak. Dengan ini seluruh anggota pengelola bisa saling memberikan tanggapan tanpa perlu khawatir ada tumpang tindih informasi. - Seluruh pesan yang masuk akan terus tersimpan sebagai arsip, termasuk tanggapan yang diberikan.
- Penulisan tanggapan bisa dilakukan juga di halaman ini.
- Tanggapan akan otomatis dikirim dan dicatat sebagai arsip.
Pemeliharaan akses pemakai Sarana ini memberikan keleluasaan kepada pengelola untuk menambah / merevisi status pengelola organisasinya tanpa tergantung pada pengelola OPI LIPI. - Penambahan anggota pengelola bisa dilakukan dengan melengkapi formulir yang tersedia.
- Revisi bisa dilakukan dengan memilih salah satu anggota pengelola dari daftar. Isi informasi akan ditampilkan di formulir yang ada untuk dilakukan revisi seperlunya.
- Menghapus anggota pengelola bisa dilakukan dengan memilih salah satu anggota dari daftar.
- Untuk keamanan, revisi tidak bisa dilakukan oleh anggota yang bersangkutan dan harus dilakukan oleh anggota pengelola lainnya.
Pemeliharaan tampilan Halaman ini berisi data yang diperlukan untuk mengisi tampilan situs organisasi profesi. - Jenis organisasi : ada dua pilihan, maya dan konvensional. Perbedaannya, untuk organisasi konvensional akan ada isian ketua dan bendahara serta kartu anggota di Database Anggota.
- Registrasi : ada dua pilihan, terbuka dan tertutup. Registrasi terbuka berarti setiap orang bisa melakukan registrasi sebagai anggota melalui Database Anggota. Sebaliknya pada registrasi tertutup, registrasi hanya bisa dilakukan oleh pengelola.
- Ketua / bendahara organisasi : akan ditampilkan untuk organisasi konvensional. Ini perlu untuk tampilan di kartu anggota, kwitansi, dll.
- Mailing-list : setiap organisasi otomatis mendapat sarana mailing-list dengan alamat nama_singkatan_organisasi@milis.opi.lipi.go.id.
Sarana ini diperlukan untuk pemberitahuan secara otomatis saat registrasi anggota baru disetujui oleh pengelola. Juga setiap ada registrasi baru yang telah disetujui akan otomatis dimasukkan sebagai pelanggan mailing-list, atau anggota yang dikeluarkan otomatis akan keluar sebagai pelanggan mailing-list yang sama. Sistem ini akan mengirimkan pesan berlangganan / keluar dari mailing-list secara otomatis. - Judul situs : nama singkatan dari organisasi profesi.
- URL situs alternatif : apabila ada URL alternatif selain alamat URL standar yang diberikan oleh OPI (lihat Fasilitas apa saja yang disediakan di sarana ini ?).
- Warna (tulisan, latar, tautan) : menentukan warna tampilan di situs, isi dengan 6 dijit kode warna untuk HTML.
- Ukuran huruf : ukuran huruf tampilan di situs.
- Jenis huruf : jenis font untuk tampilan situs.
- Spesialisasi : untuk pilihan spesialisasi bidang di Database Anggota.
- Cabang : untuk pilihan cabang bidang di Database Anggota.
- Status : : untuk pilihan status anggota bidang di Database Anggota. Bila dikenakan aturan iuran tahunan anggota, bisa diisi dengan angka tahun.
- unggah logo : untuk tampilan situs dan kelengkapan kartu anggota, kwitansi, dll bisa dilakukan unggah berkas memakai sarana ini. Pastikan untuk membuat berkas sesuai ukuran yang diberikan untuk mendapatkan tampilan terbaik. Besar ukuran berkas adalah lebih kecil dari 15 Kb. Ukuran ini sangat optimal dan tidak mempersulit akses bagi pengunjung.
Pemeliharaan halaman depan Halaman ini berisi perangkat tatap muka untuk isi tampilan situs pada halaman Halaman Depan, Publikasi, Toko Maya, Anggota dan Ketentuan dan Perjanjian Anggota. Isi halaman bisa ditulis memakai kode HTML standar untuk mengatur tampilan. Pemeliharaan halaman pengurus Halaman informasi pengurus organisasi bisa ditulis per-halaman untuk satu periode kepengurusan. Isi halaman bisa ditulis memakai kode HTML standar untuk mengatur tampilan. Pemeliharaan halaman regulasi Halaman informasi regulasi organisasi (AD, ART, dll) bisa ditulis per-halaman. Isi halaman bisa ditulis memakai kode HTML standar untuk mengatur tampilan. Pemeliharaan halaman toko Halaman item di toko maya ditulis per-halaman untuk setiap item. Isi halaman bisa ditulis memakai kode HTML standar untuk mengatur tampilan. Gambar item bisa ditambahkan dengan melakukan unggah gambar melalui tautan yang disediakan untuk setiap item. Pemeliharaan anggota Halaman ini untuk mengelola anggota organisasi profesi. - Untuk organisasi dengan sistem registrasi tertutup, pengelola bisa melakukan penambahan anggota, sedangkan untuk organisasi dengan sistem registrasi tertutup, pengelola bisa tidak bisa melakukan penambahan anggota dan hanya bisa melakukan proses persetujuan atas registrasi yang masuk.
- Untuk revisi anggota, bisa dilakukan dengan memilih salah satu anggota yang ada dalam daftar.
- Gambar anggota juga bisa diunggah melalui tautan yang tersedia untuk setiap anggota. Namun setiap anggota juga bisa melakukannya sendiri melalui halaman revisi keanggotaan.
Pemeliharaan kegiatan Halaman kegiatan ditulis per-halaman untuk setiap kegiatan. Isi halaman bisa ditulis memakai kode HTML standar untuk mengatur tampilan. Gambar item bisa ditambahkan dengan melakukan unggah gambar melalui tautan yang disediakan untuk setiap item. Pemeliharaan profil institusi Halaman ini bisa dipakai untuk melakukan persetujuan atas informasi profil institusi yang dimasukkan oleh pengunjung, menambah profil institusi baru serta merevisi data yang sudah ada. Pemeliharaan forum Halaman ini untuk melakukan pemeliharaa data forum terbuka yang disediakan di setiap halaman situs organisasi profesi. Karena forum tersebut adalah terbuka, adakalanya pesan yang dimasukkan oleh pengunjung tidak sesuai dengan situs, untuk itu melalui sarana ini bisa dilakukan proses penghapusan pesan, namun proses revisi pesan tidak bisa dilakukan. Pemeliharaan data mailing-list Data mailing-list bisa ditambah / direvisi melalui halaman ini. Mailing-list yang ada akan ditampilkan di daftar pilihan mailing-list di situs organisasi profesi, dimana bisa dilakukan proses registrasi / keluar dari mailing-list terkait yang disediakan. - Nama lengkap mailing-list : diisi dengan nama lengkap mailing-list.
- Nama singkat mailing-list : nama yang ditampilkan di daftar mailing-list yang bisa didaftar oleh pengnjung di halaman situs organisasi profesi.
- ID mailing-list : nama mailing-list di penyedia jasa. Misal untuk mailing-list hfi@groups.or.id, nama ID adalah hfi dan groups.or.id.
- Kategori keanggotaan : apakah untuk umum, anggota, profesi terkait atau hanya berdasarkan undangan (tertutup).
- Penanggung-jawab : nama penanggung-jawab.
- Alamat situs penanggung-jawab : diisi kalau ada.
Sistem ini akan mengirimkan pesan berlangganan / keluar dari mailing-list secara otomatis dengan asumsi bahwa sistem mailing-list memakai mailman, yaitu pada contoh diatas menerima perintah semacam hfi-subscribe@groups.or.id atau hfi-unsubscribe@groups.or.id untuk berlangganan atau keluar. Pemeliharaan data jajak pendapat Di halaman ini bisa dilakukan pemeliharaan jajak pendapat / pemilihan umum online. Proses penambahan / revisi bisa dilakukan dengan memilih salah satu data yang ada. - Judul : judul dari jajak pendapat.
- Tanggal ditutup : tanggal jajak pendapat ditutup. Jajak pendapat dibuka segera setelah dibuat. Setelah melewati tanggal ditutup, jajak pendapat otomatis akan ditutup (tidak bisa menerima masukan baru) meski data tetap disimpan sebagai arsip.
- Otorisasi : pilihan otorisasi bagi pemberi suara. Bisa bebas (semua pengunjung), terbatas hanya anggota terdaftar, serta terbatas hanya anggota terdaftar dan aktif.
- Jumlah pilihan : banyaknya pilihan pendapat yang bisa dipilih.
- Isi pilihan : deskripsi dari masing-masing pilihan.
Catatan keuangan Catatan keuangan ini merupakan neraca debet / kredit untuk neraca keuangan sederhana. Catatan keuangan ini berbasis neraca bulanan. Untuk sekuriti, data yang sudah dimasukkan tidak bisa direvisi / dihapus. Disediakan pula kwitansi online yang bisa dicetak. Pemeliharaan berkas dijital Sarana ini dipakai untuk meletakkan aneka berkas yang bisa diakses secara langsung oleh publik. Untuk menghemat tempat dan mempercepat proses pengambilan berkas, seluruh berkas harus dikompres dalam format ZIP, serta ukuran per-berkas dibatasi s/d 500 Kb. Pemeliharaan data pertemuan Sarana ini untuk manajemen pertemuan ilmiah, dan bisa ditampilkan dalam bahasa Indonesia maupun Inggris. Setelah membuat satu data pertemuan, proses selanjutnya bisa dilakukan meng-klik tautan pada nama pertemuan tersebut. - Judul : nama pertemuan ilmiah.
- Sub-judul : sub-judul yang ditampilkan di situs pertemuan ilmiah.
- Judul singkat : nama singkat pertemuan ilmiah , ditampilkan di bagian tanda-tangan, nomor sertifikat, dsb.
- Judul singkat untuk URL : judul singkat yang akan menjadi nama URL yang disediakan oleh OPI LIPI sebagai berikut http://www.opi.lipi.go.id/situs/judul_singkat/.
- Ketua panitia : nama ketua panitia.
- Kota lokasi : nama kota penyelenggaraan.
- Tanggal pertemuan : tanggal pertemuan.
- URL situs alternatif : kalau ada.
- Surat elektronik : surat elektronik panitia.
- Halaman depan : isi tampilan halaman depan situs, bisa memakai kode HTML.
- Lokasi : penjelasan cara mencapai lokasi pertemuan, bisa memakai kode HTML.
- Akomodasi : penjelasan mengenai akomodasi dll, bisa memakai kode HTML.
- Info terkait : info lain kalau ada.
- Otorisasi : apakah registrasi bisa dilakukan oleh semua pengunjung, ataukah hanya anggota yang terdaftar saja.
- Status registrasi : saat ini registrasi dibuka / ditutup.
- Gambar dan logo : unggah berkas gambar untuk tampilan situs, tanda-tangan, dsb. Pastikan untuk membuat berkas sesuai ukuran yang diberikan untuk mendapatkan tampilan terbaik. Besar ukuran berkas adalah lebih kecil dari 15 Kb. Ukuran ini sangat optimal dan tidak mempersulit akses bagi pengunjung.
| revisi terakhir : 18 Agustus 2009 |
|
|
